GESTIONE DEGLI ACQUISTI O RAZIONALIZZAZIONE DELLA SPESA?


Gli acquisti nelle aziende superano più del 70% nel bilancio aziendale! Ridurre la spesa per gli acquisti è il modo più semplice per migliorare l’indice di redditività di un’azienda o margine operativo lordo. Perché come negli obiettivi personali servono azioni con risultati immediati, di breve-media durata con interventi drastici indirizzati su aree ad alto impatto. In questo caso dobbiamo tagliare le spese non fondamentali e dove non possibile dobbiamo intervenire sul prezzo e più nello specifico sulla creazione del costo variabile unitario. Ma come spesso accade ci sono resistenze nell’organizzazione che devono essere compensate con azioni di tipo strutturale, se non vogliamo che ha fine dell’effetto la spesa torni a crescere. Un consiglio che posso darvi è quello di coinvolgere tutte le persone dell’azienda sui vari livelli di responsabilità e fare bene attenzione a come intervenire sul taglio dei costi, che possono provocare danni negativi sull’efficienza dell’azienda come rotture di stock, peggioramento della qualità di un prodotto o servizio o sui livelli di competitività a causa della riduzione degli investimenti.
Molti imprenditori fanno il gravissimo sbaglio, che vedo anche tra professionisti, di valutare gli indici di spesa attraverso il prezzo, il più delle volte senza sapere come calcolarlo. Si pensa ancora a sommare i costi e aggiungerci una percentuale di margine per creare il prezzo, ma è l’errore più enorme che un professionista possa fare. Questo è dovuto alla poca conoscenza del calcolo unitario dei costi in relazione ad esempio al volume o alla manodopera diretta o altro. Al giorno d’oggi un imprenditore si concentra al massimo alla ricerca di uno o due  fornitori  per prodotto richiesto, avendo la conoscenza minima della qualità del prodotto e del costo unitario. Poi, come spesso accade, si ritrovano a fare i conti con il bilancio a fine anno e non a intervalli stabiliti (esempio ogni mese consiglio il calcolo preventivo e consuntivo dei bilanci) senza calcolare l’incidenza dei costi e da dove derivano ogni mese.  Nella determinazione della spesa concorrono più fattori come il prezzo unitario della fornitura, la qualità della fornitura, i tempi di consegna e sil ervizio a corredo della fornitura che concorrono alla formazione della domanda interna, nella gestione del mercato e nei processi d’acquisto.
A quanto ammonta il vostro livello di spesa? Quando vi ritrovate ad acquistare un prodotto o servizio di fornitura il l’imprenditore o il professionista si ritrova ad analizzare il mercato andando a scovare le migliori opportunità secondo livelli di prezzo e di caratteristiche intrinseche ed estrinseche. Molte volte non si conosce molto bene ciò che si vuole comprare. Le attività di acquisto devono essere allineate alle esigenze dell’azienda creando un rapporto confidenziale con il fornitore traendone vantaggio reciproco in relazione al servizio che svolge. E’ di fondamentale importanza che ci sia una cultura sullo Spend management, un’attività che permette alle aziende di raggiungere i propri obiettivi. Negli ultimi anni, la gestione delle spese permette di aiutare le aziende a raggiungere la gestione della spesa per aumentare gli utili e proteggere il profitto operativo e in secondo luogo di reinvestire i soldi risparmiati in azienda sulla tecnologia e la crescita nel corso degli anni a venire. Come spendere i soldi nel modo migliore al fine di costruire prodotti e servizi? Come  comprendere i processi dell’outsourcing, del procurement, del e-procuremente della gestione della supply chain.  

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Lo Spend management crea le condizioni ottimali perché le attività di acquisto siano ottimali individuando le caratteristiche della spesa allineate con gli obiettivi del business. Lo Spend management permette di ottimizzare le risorse economiche per acquisire dal mercato le risorse richieste in modo più competitivo possibile rispetto al mercato per singolo prodotto o servizio. Qualsiasi piano di business ha una spesa da evidenziare che deve essere resa nota a tutti i componenti dell’azienda, al fine di responsabilizzare la squadra di lavoro. Quindi lo Spend management permette di ridurre la spesa nel tempo e di assicurare  che il costo generato dall’acquisto sia coerente con gli obiettivi dell’azienda. Quindi cercate di controllare il fornitore per non incorrere in differenze qualitative e funzionali del prodotto e soprattutto in ritardi di fornitura. Uno sbaglio che molte aziende fanno è quello di non avere un controllo delle analisi di rotazione dei vari prodotti/servizi. Il più delle volte si ritrovano a non avere una minima idea della rotazione media mensile di una specifica fornitura, ma ancor più grave può succedere che non hanno una cultura specifica sulle caratteristiche tecniche ad esempio di alcuni prodotti ordinati. Quindi consiglio vivamente di analizzare e controllare la spesa. Cioè da chi compro? Cosa compro? Perché compro? Inoltre consiglio di pianificare le forniture nei budget preventivi con l’individuazione dei bisogni ed infine gestire gli le aree interne all’organizzazione che creano la domanda.

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