DARE I NUMERI AL LOTTO O DECIDERE DI CAMBIARE?


Negli ultimi periodi si sta assistendo ad una profonda mancanza nelle aziende del controllo di gestione.  E’ un’esigenza fondamentale nel mondo dei professionisti e degli imprenditori soprattutto in piccole e medie imprese. A volte non si ha un controllo di gestione adeguato per una ignoranza in materia sia del capo azienda e ancor peggio del personale amministrativo. Uno dei problemi che noto frequentemente è la mancata tempestività nel reperire i dati e soprattutto il ritardato inserimento degli stessi…tipo fatture di acquisto, etc! Questo porta ad un’ inefficienza del comparto amministrativo, troppo preso a registrare fatture e dati contabili, con una scarsa propensione all’analisi e al controllo.  Ma come può l’imprenditore ai giorni d’oggi prendere decisioni se non possiede uno strumento preventivo? Come può attuare decisioni strategiche? Come può decidere obiettivi nel medio e lungo periodo? Come può cambiare il sistema amministrativo se non si concentra sui probabili accadimenti e non solo sui fatti accaduti? Un bravo controller  dovrebbe pianificare gli eventi e soprattutto dirigerli verso gli obiettivi preposti, invece di contabilizzare il fatto già accaduto. E come succede sempre….una persona subisce un danno e poi si interviene successivamente per rimediare  e molto a rilento! Dobbiamo cercare di entrare in un ottica di previsione dei fatti, che non dovranno subire l’accadimento addirittura quando va bene dopo 45-60 giorni, per una contabilizzazione e rilevazione lenta dell’amministrazione. Il vero controllo di gestione deve essere eseguito giorno dopo giorno. Esempio: le bolle d’acquisto devono essere registrate sul portale informatico di gestione  dell’azienda tutti i giorni…e se il vostro problema è reperire il prezzo di inserimento…basta o accordarsi prima con il fornitore..o alzare la cornetta del telefono se i prezzi sono sensibili e variano da periodo a periodo…invece di aspettare la fattura dopo “x” giorni. La stessa cosa vale per tutto il resto…se ogni mese abbiamo la pianificazione delle nostre azioni possiamo riuscire a prevedere i ricavi, costi e correggere eventuali eventi inattesi. A volte i dati storici forniti dal contabile, sono precisi, ma in determinati momenti per le scelte aziendali è più importante il dato immediato.

Come misuri la redditività della tua azienda? L’imprenditore classico basa tutto su quanto prodotto o servizio ha venduto nel mese..ma non ha la visione chiara da oggi ai mesi successivi. Per il nuovo anno hai preventivato il piano economico e finanziario della tua azienda? Hai delle persone all’interno della tua struttura che controllino gli scostamenti dei tuoi budget preventivi e consuntivi?. Facciamo un passo alla volta…se ad agosto-settembre 2012 non hai preventivato il piano economico-finanziario per il 2013 c’è qualche problema nella tua struttura. Una volta stimato il tuo piano devi adoperarti al controllo mensile degli scostamenti, valutando dal punto di vista contabile la economicità della tua azienda e le fasi che la compongono insieme al controllo degli obiettivi prefissati. Ma cosa devi controllare economicamente? I libri d’iva, spese generali, ammortamenti, oneri finanziari, imposte, consumi, personale…e soprattutto i tuoi “sacrosanti”  ricavi. Finanziariamente concentrati sui tuoi fornitori e le date di pagamento, gli incassi dei tuoi clienti, il costo del personale, eventuali interessi passivi e rimborsi dei finanziamenti e le imposte. Ogni 15 del mese successivo devi aver calcolato gli scostamenti!
Ogni azione ti porterà ad avere un quadro economico e finanziario della tua azienda….ma la domanda sorge spontanea… “Sei il responsabile delle decisioni aziendali?”. Se la risposta è affermativa…hai diritto alla seconda domanda: “Quanto prevedi i tuoi accadimenti da 1 a 10?”. Se il vostro voto è sotto il 6 non vorrei allarmarti….ma c’è qualcosa da rivedere. Partiamo con calma….hai deciso gli obiettivi da perseguire nell’anno e mese dopo mese? Inoltre hai pianificato le azioni da seguire? Hai uno schema chiaro dei tuoi fornitori e il consumo medio dei prodotti o servizi acquistati mese dopo mese? Hai uno schema sull’andamento delle tue vendite e l’andamento stagionale rispetto alla tua liquidità di cassa?. Quanto investi nella tua azienda al mese? Quanto è la tua produzione? Quanto sono le vendite e le incidenze dei costi sul fatturato ogni mese?  Se non riesci a rispondere a queste domande devi rivedere il controllo di gestione nella tua azienda sia dal punto di vista strategico che operativo.
Per prima cosa devi metterti in testa di leggere il bilancio d’esercizio, ovvero un documento che riassume i risultati economici-finanziari della tua azienda.  Devi pianificare il budget tenendo conto dei ricavi futuri e da lì cominciare a costruire tutto il resto. Se hai chiaro il fatturato atteso potrai andare a stimare il conto economico formato da il budget vendite, il budget  acquisti, il budget del la produzione, il budget del personale, il budget delle scorte, il budget finanziario, il budget degli oneri e proventi diversi (es. straordinari, etc), il budget degli oneri tributari e altri fattori importanti al fine dell’organizzazione strategica della tua azienda. Fai attenzione alla classificazione dei costi o per funzione aziendale (es. personale, etc) o per natura, ovvero classificare i costi in base alla causa economica dell’evento che li ha prodotti. Io ti consiglio per realtà piccole quest’ultima classificazione (per valore) per una facilità di esecuzione soprattutto per il calcolo del reddito operativo. Un ulteriore consiglio è il calcolo delle incidenze mese dopo mese dei costi sui ricavi, in modo da tenere sotto controllo l’andamento dell’azienda direttamente con gli indici percentuali. Esempio molte aziende calcolano gli indici di magazzino in modo da tenere sotto controllo l’andamento delle scorte soprattutto quando non effettuano inventari mensili o periodici.  Bene! Adesso hai  in mano un rapporto dettagliato della tua azienda….ora ogni mese dovrai  attuare un report di ciò che è accaduto andando ad analizzare i probabili scostamenti tra quello che hai preventivato e l’effettivo risultato a fine periodo di controllo.  Non lasciare che questa attività sia esercitata solo a memoria o tramite dei punti di sicurezza che ti sei costruito negli anni! Strutturati al più presto se non lo hai fatto fino ad adesso! Al giorno d’oggi se non ti adoperi a stare al passo con i tempi  verrai superato dalla concorrenza! Soprattutto se non hai il controllo non riuscirai a far fronte ai possibili eventi che potrebbero spostare la tua attenzione strategica. La concorrenza, al giorno d’oggi, ha ridotto i tuoi margini aziendali….i costi se non gestiti al meglio “rosicchiano il margine sui ricavi”…..la lotta al prezzo è un padrone ormai autoritario!!!!. Dedica del tempo al controllo di gestione, ai processi aziendali, a qualsiasi riduzione dello spreco al fine di ottimizzare le produttività, i tempi e i metodi e la redditività aziendale. Differenziati ora!

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